Toilet và chuyện làm ăn với người Nhật

Tôi là người có cơ duyên được tiếp xúc, làm ăn với nhiều đối tác là doanh nhân đến từ nhiều nơi như Mỹ, châu Âu và châu Á. Để thuận lợi cho công việc kinh doanh của mình, tôi buộc phải tìm hiểu về văn hóa, tập quán của họ và trên hết tôi muốn biết điều gì khiến họ trở thành các doanh nhân tài ba đi khắp thế giới như vậy. Vào thời ấy chưa có “Mr. Google”, cho nên tôi phải tự lần mò tìm hiểu mọi thứ qua báo chí, sách vở và ngay chính bản thân của những đối tác ấy.

Nếu bạn hỏi tôi ấn tượng với người nước ngoài nào trong số ấy, tôi sẽ không ngần ngại mà trả lời với bạn là người Nhật. Bởi vì những bài học mà các doanh nhân Nhật mang lại không chỉ là những kỹ năng một doanh nhân cần có mà còn là triết lý về kinh doanh, về cuộc sống, về con người.

Luôn hướng đến sự hoàn thiện

Chắc hẳn những ai đã từng làm ăn với người Nhật đều biết rằng muốn trở thành đối tác của họ phải đủ kiên nhẫn. Khi làm ăn với người Nhật, đừng bao giờ kỳ vọng chỉ qua đôi ba lần tiếp xúc là bạn có thể đạt được sự thỏa thuận. Hành trình ngắn nhất cũng mất vài ba tháng, đôi khi là cả vài năm trời. Một khi đã là đối tác, người Nhật sẽ rất kiên nhẫn để cùng bạn phát triển sự hoàn thiện cho sản phẩm, dịch vụ mà bạn cung cấp cho họ.

Bạn luôn luôn bị đòi hỏi phải nâng cao về chất lượng cho đến khi nào bạn chứng tỏ rằng bạn đã làm hết khả năng. Vào thời ấy, tôi chưa biết nhiều về Kaizen, về Just in time và Zero defect,… những biện pháp về quản trị chất lượng, nhưng qua quá trình làm việc cùng với các doanh nhân người Nhật tôi ngộ ra một điều là đừng thỏa mãn với những gì mình đạt được và phải luôn hướng tới sự hoàn thiện. Đây là nền tảng cho việc thành công trong kinh doanh. Có một điều rất chắc chắn là một khi bạn đã bán được hàng cho người Nhật thì có thể bán cho khắp thế giới. Bởi không một thị trường nào khó tính hơn thị trường Nhật.

Sự trung thực và chữ tín

Đối với người Nhật, chữ tín rất quan trọng. Bạn đã hứa thì phải giữ lời và đừng nên đem bất kỳ lý do nào ra để biện minh cho sự thất hứa của mình. Việc đầu tiên của chữ tín là đúng giờ. Nếu bạn đã hẹn với họ lúc 7 giờ, thì tôi khuyên bạn nên đến trước 15 phút. Bạn hãy tìm một nơi nào gần đó để chỉn chu lại trang phục, tĩnh tâm xem lại những gì cần bàn trong cuộc hẹn và chỉ nên thông báo cho họ biết là bạn đã có mặt khoảng 5 phút trước giờ hẹn. Đừng bao giờ xin vào gặp họ ngay khi bạn đến sớm 15 phút và cũng đừng đến đúng phắt ngay giờ hẹn vì như thế cũng làm cho họ cảm thấy không thoải mái.

Càng làm ăn nhiều với người Nhật, tôi lại càng thấm thía nét văn hóa về tính trung thực và chữ tín. Người Nhật rất trung thực đến độ nhiều người nước ngoài cho là khờ dại. Khi tôi đến làm việc tại nhiều nơi trên thế giới, bạn bè tại đó thường khuyên và chỉ dẫn cho tôi cách thức để không bị tài xế taxi chạy lòng vòng kiếm thêm tiền. Nhưng nếu đến Nhật, bạn hãy yên tâm về điều này bởi vì có khi tài xế taxi khuyên bạn nên đi tàu điện ngầm cho kinh tế hơn đi taxi.Trong kinh doanh ta khó lường được các yếu tố bất ngờ nên giao trễ hàng là việc có thể xảy ra. Tôi đã từng rơi vào tình cảnh như thế. Tôi có một hợp đồng phải giao hàng bằng container theo đường biển nhưng do hàng bị hỏng nên tôi buộc phải dời việc giao hàng sau đó một tuần. Đây là một sự cố ngoài ý muốn và theo L/C hay hợp đồng ràng buộc tôi có thể dời lại một tuần mà không bị phạt gì cả. Nhưng vì đã hứa là sẽ giao hàng đúng hẹn nên tôi trung thực trình bày với phía khách hàng Nhật về sự cố và đề nghị phương án chuyển bằng đường hàng không một số lượng hàng họ cần ngay, số còn lại sẽ được giao bằng container theo đường biển. Phương án đã được chấp thuận và sự cố này khiến tôi đã lỗ vài ngàn đô la Mỹ, nhưng bù lại tôi có được một khách hàng chung thủy trong nhiều năm và những đơn hàng sau đó tôi có lãi rất nhiều. Sau này vào một dịp thuận tiện, tôi đã hỏi họ nếu tôi cứ làm theo đúng L/C và giao hàng trễ thì họ sẽ suy nghĩ như thế nào. Họ chỉ cười nói rằng “nếu vậy thì đây là mối quan hệ không đáng tin cậy”.

Đối với người Nhật chữ tín trong kinh doanh luôn được coi trọng như một nét văn hóa đặc thù. Bạn có thể gặp đâu đó những cửa hàng không có người thu tiền. Khách mua hàng coi giá, lấy hàng và tự trả tiền vào một chiếc hộp nhỏ mà chủ cửa hàng đã chuẩn bị sẵn. Cũng có những siêu thị không hề yêu cầu bạn phải gửi túi xách khi vào mua hàng. Chính vì được đào tạo từ nhỏ với tinh thần văn hóa như vậy, nên đối với người Nhật việc không tin tưởng vào đối tác và bội tín sẽ khó chấp nhận.

Sự khiêm nhường

Người Nhật rất đề cao tính khiêm nhường. Nếu một người có vẻ quá tự tin về bản thân, người đó sẽ có nguy cơ đánh mất sự ủng hộ của những người khác, bởi theo quan điểm của nhiều người Nhật “nếu bạn tự tin như thế về bản thân, chắc hẳn bạn không cần sự hỗ trợ của tôi”. Trong khi đó, quan điểm của phương Tây thường là ngược lại, “làm sao tôi tin tưởng được vào anh nếu anh không tự tin vào mình”. Ta có thể thấy ngay điều này trong cách giới thiệu bằng tiếng Nhật. Nếu bạn nói: “Tôi tên là X” thì người ta hiểu rằng bạn đang nói tiếng Nhật theo cách của người phương Tây. Bởi vì người Nhật thật sự họ sẽ nói: “Người ta gọi tôi là X”. Đây là cách thể hiện sự khiêm nhường. Chính vì thế nếu bạn gặp đối tác là người Nhật và bạn quá đề cao về mình và sản phẩm của mình thì bạn đã mất điểm trong mắt của họ. Hãy khiêm nhường để hữu xạ tự nhiên hương.

Đừng vội vã tạo áp lực trong đàm phán

Trong đàm phán và thương thảo với người Nhật thì mọi toan tính theo kiểu chuẩn bị sẵn sàng để có thể ký ngay hợp đồng theo cách của người phương Tây sẽ thất bại. Người Nhật luôn muốn tìm hiểu cặn kẽ mọi vấn đề và sẽ quyết định sau khi cân nhắc và thảo luận. Cho nên nếu muốn thúc đẩy quá trình đàm phán để có thể đi đến một kết quả thuận lợi, bạn hãy gửi trước thông tin thật đầy đủ để họ đánh giá.

Một người bạn từng làm ăn với người Nhật đã nói với tôi rằng “làm ăn với người Nhật, đôi khi con đường vòng lại là con đường ngắn nhất”. Việc tiếp cận khách hàng cũng vậy. Bạn không nên đường đột đến công ty của họ và xin gặp để chào hàng, bởi vì họ sẽ không bao giờ tiếp bạn. Bạn phải tìm hiểu và thông qua những người trung gian có ảnh hưởng để giới thiệu trước cho họ biết bạn là ai.

Cách nói không

Là một dân tộc ưa chuộng tính lịch sự nên người Nhật không bao giờ nói không theo kiểu người phương Tây. Họ cho rằng nói không như thế là sỗ sàng và khiếm nhã. Chính vì thế mà việc từ chối một cách lịch sự của người Nhật đã tạo ra không ít sự ngộ nhận cho nhiều người nước ngoài. Khi bạn chào một sản phẩm cho họ, dù không thích họ cũng không bao giờ kết luận thẳng thừng hay chỉ trích sản phẩm của bạn, thay vào đó họ sẽ khen là sản phẩm của bạn rất tốt chúng tôi sẽ xem xét thêm. Nghe như vậy, bạn phải hiểu rằng đó là cách nói lịch sự. Chỉ những sản phẩm nào được họ truy hỏi cặn kẽ về nhiều điểm thì đó mới là những sản phẩm mà họ thực sự quan tâm.

Câu chuyện về sự sòng phẳng và cái toilet

Khi tôi còn làm tổng giám đốc cho một công ty gốm sứ của Nhật tại Sài Gòn, có một lần sau khi làm việc với một nhóm khách hàng đến từ Nhật xong chúng tôi cùng họ đi ăn trưa. Sau bữa ăn, với tính cách hiếu khách của người Việt Nam tôi gọi trả tiền coi như chiêu đãi khách vì họ đến làm ăn với mình. Đây là một việc bình thường đối với các doanh nghiệp Việt Nam, nhưng đối tác người Nhật của tôi đã cản lại. Ông nói rằng hành động này của tôi sẽ khiến các khách hàng người Nhật kia hiểu lầm là trong quan hệ này, tôi là người được lợi so với họ nên tôi mới bỏ tiền chiêu đãi và như thế họ sẽ xem xét lại các điều kiện thỏa thuận.

Tôi đã làm theo lời khuyên đó và để cho họ góp tiền tự trả theo kiểu “hồn ai nấy giữ”. Đồng thời vào buổi chiều khi đàm phán về giá, tôi đã tính với họ đến từng xu lẻ. Kết quả thật bất ngờ, các vị khách đều đặt hàng với giá trên cả sự mong đợi. Sau này tôi có hỏi ông bạn người Nhật đối tác thì được biết toàn bộ khách hàng đều thỏa mãn vì họ cho rằng giá cả đã thỏa thuận là hợp lý vì tôi phải mặc cả với họ đến từng xu.

Còn một chuyện nữa là trong làm ăn, người Nhật luôn đi tham quan tìm hiểu thực địa để đánh giá đối tác và nơi mà họ quan tâm đầu tiên là cái toilet của công ty bạn. Những doanh nghiệp Việt Nam nào có toilet dưới chuẩn sẽ bị điểm trừ trong mắt của họ. Bởi vì theo họ, cái điều cần thiết nhất ảnh hưởng đến bạn hàng ngày mà bạn làm chưa tốt thì làm sao bạn có thể làm tốt thứ khác.

Trên đây là một vài câu chuyện mà tôi từng trải nghiệm với khách hàng Nhật. Còn rất nhiều câu chuyện khác về phong tục tập quán, cách thức chào hỏi, trao danh thiếp… của người Nhật mà một đối tác cần thông hiểu. Với xu hướng của một làn sóng đầu tư mới từ Nhật đang tìm đến Việt Nam, tôi tin sẽ có những cơ hội cho những ai biết nắm bắt.

( Nguồn TBKTSG)