Giải pháp Fuji Xerox – Giúp tối ưu hoá việc lưu trữ hồ sơ

Thứ Ba 21/04/2020 | 8:37 Sáng

-Trợ thủ đắc lực của bộ phận Nhân sự và Pháp lý-

Trong những năm gần đây, số lượng khách hàng hợp tác, đầu tư tăng lên, kéo theo đó, hồ sơ công ty cũng chất cao như núi. Lương bổng cũng tăng lên nhờ lợi nhuận mà công ty kiếm được, điều này khiến nhân viên ai nấy đều mãn nguyện. Thế nhưng có một vấn đề nghiêm trọng ắt sẽ xảy ra.

Khách hàng tăng lên đồng nghĩa với số lượng hồ sơ lưu trữ cũng tăng theo. Với kho hợp đồng ngày một đầy ắp, việc tìm kiếm dữ liệu khách hàng cũng trở nên vất vả. Bộ phận nhân sự cũng gặp phải vấn đề tương tự khi quản lý hồ sơ nhân viên, nhất là với những công ty lớn có hàng trăm nhân viên. Trong khi loay hoay với mớ hỗn độn thì còn bao nhiêu việc đang chờ.

Dòng sản phẩm DocuCentre-VII được cung cấp bởi công ty Fuji Xerox sẽ giải quyết lo lắng đó của các bạn – những người phụ trách quản lý hồ sơ.

Hợp đồng thoả thuận, sơ yếu lý lịch của ứng viên, tất cả những gì bạn muốn lưu trữ, hãy dữ liệu hoá chúng bằng máy in đa chức năng để tránh thất lạc. File gốc và những hồ sơ giấy cần thiết hãy phân loại vào tủ hồ sơ. Thêm vào đó, những dữ liệu đã được chuyển thành File mềm đưa vào thư mục và xem đó như một ngăn lưu trữ.

Dữ liệu hoá là chức năng thông dụng của bất kỳ hãng máy in đa chức năng nào trên thị trường. Tuy nhiên, những chức năng ưu việt trong dòng máy DocuCentre-VII chắc chắn sẽ khiến bạn phải đắn đo, cân nhắc. Đặc điểm nổi bật nhất của dòng máy này phải kể đến là OCR(Optical Character Reader – Đầu đọc ký tự quang).

Với máy in thông thường, chức năng quét của máy sẽ chuyển file văn bản (như Word) thành hình ảnh, gây trở ngại đến việc tìm kiếm file bằng từ khoá. Nhờ chức năng OCR mà việc quét hình ảnh để chuyển đổi thành văn bản giúp việc lưu trữ và tìm kiếm trên máy tính trở nên đơn giản hơn. Chỉ cần gõ từ khoá thích hợp, kế toán sẽ tìm ra hợp đồng mình muốn. Đặc biệt, từ khoá đó có thể là tên công ty hoặc thậm chí là điều khoản trong hợp đồng. Đây là thao tác mà trước đây bạn chỉ có thể làm được với định dạng văn bản.

Ngược lại, khi đã biết vị trí của hợp đồng trên file lưu trữ thì sẽ dễ dàng tìm ra file gốc trong tủ hồ sơ mà không cần mở từng ngăn tủ. Nhờ vậy, dù file gốc có nhiều đến mức nào, việc tìm kiếm cũng sẽ nhẹ nhàng hơn.

Hãy để thời đại quản lý thủ công qua đi và hoà vào kỷ nguyên công nghệ số!

Để giải toả áp lực, nâng cao hiệu suất công việc, OCR là chức năng cần thiết mà các nhà quản lý cần cân nhắc. Chiếc máy in đa chức năng của Fuji Xerox vượt trội hơn các hãng khác ở điểm hỗ trợ đa ngôn ngữ, bao gồm cả tiếng Việt. Dù hiện đại đến đâu, công cụ có hỗ trợ tiếng Việt sẽ tạo sự thoải mái cho nhân viên hơn là chiếc máy chỉ hướng dẫn bằng tiếng nước ngoài. Hãy để dòng máy in đa chức năng DcuCentre-VII hỗ trợ hiệu quả công việc cho bạn.

Cùng đến và trải nghiệm thực tế với chúng tôi?

Abe Kengo