Tạm biệt hồ sơ giấy để tiến đến môi trường làm việc thông minh

Văn phòng của bạn có đang chồng chất giấy tờ?

Thói quen sử dụng tài liệu giấy thoạt nhìn có vẻ tiện lợi nhưng về lâu dài, điều này lại gây cản trở cho việc chia sẻ thông tin và quản lý tài liệu. Giảm thiểu việc sử dụng giấy vừa góp phần bảo vệ trái đất vừa giúp hiệu suất công việc tăng cao nhờ bước “dữ liệu hoá”. Hãy thử cải thiện công việc với tính năng DocuWorks 9 và DocuWorks Tray 2 tích hợp trong dòng máy in đa chức năng của công ty TNHH Fuji Xerox Việt Nam.

Cải thiện phương thức làm việc với 3 KHÔNG:

1. KHÔNG tốn thời gian tìm kiếm

Ưu điểm của việc dữ liệu hoá là đây. Để tìm ra một hợp đồng cần thiết giữa kho hợp đồng là việc không hề dễ dàng nếu bộ phận lưu trữ không sắp xếp cẩn thận. Nếu nhân số giờ tìm kiếm cho một năm, bạn có biết mình đã phí bao nhiêu thời gian chỉ để tìm tài liệu? 
Đừng tiêu tốn thời gian quý báu đó và làm mất hiệu suất công việc của mình.

2. KHÔNG tốn không gian lưu trữ 

Không gian lưu trữ hồ sơ ở công ty bạn chiếm bao nhiêu phần diện tích?
Chỗ đó liệu có đủ để hai nhân viên ngồi vào không?
Một số công ty có cách sắp xếp là phân loại tài liệu vào từng thùng lớn. Việc nâng lên hạ xuống các thùng đó, hay lụi hụi sắp xếp và tìm kiếm khiến cơ thể đau nhức, mệt mỏi. 

Tài liệu giấy có thể được dữ liệu hoá chỉ cần công đoạn quét qua chiếc máy có chức năng tương thích của Fuji Xerox. Một khi hạn chế được việc lưu trữ giấy, áp lực của việc tìm kiếm sẽ giảm xuống và cơ thể sẽ thoải mái hơn.

3. KHÔNG tốn thời gian đợi xác nhận của cấp trên

Hồ sơ đợi sếp xác nhận thường được nhân viên in ra và mang đến tận bàn. Thế nhưng nếu sếp đi công tác thì những công việc đó phải dừng lại để đợi sếp quay về. 

Vì thế một số khác sẽ chọn cách sử dụng E-mail.Thế nhưng E-mail cũng có nhược điểm đó là không thể biết được đối phương đã đọc hay chưa, cộng thêm dung lượng mail có hạn, khó gửi những file lớn. Vì vậy để cải thiện nhược điểm này, người dùng sẽ chọn sử dụng mạng dữ liệu chung, cách này khá hiệu quả nhưng vẫn khiến bạn tốn thêm một bước là nhắn cho đối phương biết rằng bạn đã tải file lên mạng dữ liệu đó.

Vậy hãy thử giải quyết tất cả các vấn đề trên bằng giải pháp của chúng tôi: tính năng số hoá các hồ sơ giấy.

Đầu tiên, khi làm việc với file văn bản.


Trong một tài liệu, có thể bao gồm cả định dạnh Word, định dạng Excel và ảnh được nhập chung với nhau. Trường hợp lưu trữ dạng giấy, bạn chỉ cần in ra và kẹp chúng lại với nhau. Nếu lưu trữ ở dạng file mềm, bạn cần chia thành các tệp ứng với từng định dạng file, việc nhập chung file lại sẽ mất thêm một số công đoạn. Tuy nhiên với DocuWorks vấn đề sẽ được giải quyết nhanh chóng. Tài liệu tạo bởi các ứng dụng khác nhau có thể gộp lại thành một tệp. Ngược lại, nếu bạn chỉ muốn lưu trữu một phần của tệp dữ liệu, Docuworks cũng hỗ trợ tách file. Điều này không khác gì với công đoạn lưu trữ hồ sơ giấy.

Tiếp đến là chức năng điền file.

Ưu điểm của tài liệu giấy là người dùng có thể nhanh chóng đánh dấu và ghi chú vào tài liệu. Thêm vào đó, bạn có thể thuận tiện dán miếng ghi chú vào vị trí mong muốn. Tất cả các ưu điểm trên đều tích hợp trong phiên bản số hoá DocuWorks.

Đặc biệt, việc xác nhận của cấp trên được tối giản, ngay cả khi sếp ra ngoài hoặc đi công tác xa nhờ DocuWorks tray 2. Hãy tưởng tượng việc bạn in tài liệu và để lên kệ chờ xác nhận trên bàn sếp. Cách vận hành của chức năng này trên DocuWorks Tray 2 cũng tương tự, bạn chỉ cần đưa file vào “khay”, hệ thống sẽ tự gửi thông báo đến người phụ trách. Ngược lại nếu bạn là nhân viên cấp cao, khi có thông báo tập tin đến, bạn chỉ cần mở DocuWorks để rà soát và bấm vào con dấu phê duyệt trên máy tính, cuối cùng chỉ cần gửi trả về cho đối phương. Cứ như vậy, cấp trên sẽ không bỏ sót bất kỳ file nào và giảm thiểu tài nguyên giấy cho công ty.

Không thể phủ nhận độ tiện lợi của việc sử dụng tài liệu giấy. 
Tuy nhiên, nếu bạn là người luôn nghĩ rằng phương pháp kỹ thuật số phiền phức và hạn chế tính năng thì qua bài viết này, biết đâu bạn sẽ suy nghĩ lại. 
Dữ liệu hoá các tài liệu cùng với máy in đa chức năng DocuWorks và DocuWorks Tray 2 của Fuji Xerox sẽ cải thiện cách làm việc của công ty. Thông minh hơn, nhịp nhàng hơn và không còn căng thẳng. Vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn cụ thể.

Fuji Xerox Việt Nam là đơn vị hàng đầu thị phần thiết bị đa chức năng A3 trong 7 năm liên tiếp (2013 – 2019) và tiên phong thị phần thiết bị đa chức năng màu A3 trong 12 năm liên tiếp (2008 – 2019) tại Việt Nam. (Theo kết quả nghiên cứu thị trường của IDC Worldwide Quarterly Hardcopy Peripherals Tracker 2018Q4)

Công ty TNHH Fuji Xerox Việt Nam 

Địa chỉ: Tầng 12, Vincom Center, 72 Lê Thánh Tôn, P. Bến Nghé, Q1, TP.HCM 

SĐT: 028 3829 0038

Website: fujixerox.com.vn 

• Fuji xerox