Đơn giản mà hiệu quả: Bí quyết giảm sai sót của Nhật Bản

Nhật Bản nổi tiếng với môi trường làm việc ít xảy ra tai nạn. Bí quyết của họ nằm ở việc luôn kiểm tra kỹ lưỡng mọi thứ.

Bạn cũng có thể áp dụng phương pháp kiểm tra này vào công việc của mình để đạt hiệu quả cao hơn.

Các công trường xây dựng, các khoang lái tàu hỏa và các xưởng bảo dưỡng phương tiện đều là những nơi tiềm ẩn nhiều nguy cơ xảy ra tai nạn.

Thế nhưng, Nhật Bản lại được biết đến là một quốc gia có tỷ lệ tai nạn lao động tương đối thấp. Điều này không phải do người Nhật có kỹ năng đặc biệt hay máy móc ở Nhật Bản hiện đại hơn các nước khác.

Điều họ làm chỉ đơn giản là kiểm tra kỹ lưỡng mà thôi. Mặc dù rất đơn giản, nhưng việc đảm bảo mọi thứ được kiểm tra một cách chắc chắn lại không hề dễ dàng.

Thông thường, những người đã có kinh nghiệm làm việc lại dễ mắc phải những sai sót trong quá trình kiểm tra.

Tôi sẽ chia sẻ bí quyết này với các bạn.

Xác nhận bằng cách chỉ tay

Nếu bạn từng đi tàu ở Nhật Bản, chắc hẳn bạn đã thấy các lái tàu chỉ vào các tín hiệu và công tắc, đồng thời nói to để xác nhận. Đó chính là hành động “chỉ tay xác nhận”.

Phương pháp này được cho là do một công ty đường sắt nhà nước sáng tạo ra vào khoảng năm 1900. Kết quả thật bất ngờ, phương pháp này đã giúp giảm sai sót đến 1/3.

Nhờ hiệu quả cao mà phương pháp này đã lan rộng không chỉ trong ngành đường sắt mà còn ở các công trường xây dựng, nhà máy và nhiều lĩnh vực khác, góp phần vào việc giảm thiểu tai nạn ở Nhật Bản.

Tuy nhiên, việc tự kiểm tra lại công việc của mình là điều khá nhàm chán. Nhiều người thường chủ quan cho rằng “Mình đã làm rồi mà, chắc chắn là ổn rồi” nên việc xác nhận theo danh sách kiểm tra cũng trở nên hời hợt.

Nhưng việc chỉ tay xác nhận lại giúp chúng ta kiểm tra từng công việc một một cách rõ ràng.

Mặc dù cảm thấy hơi ngại ngùng khi làm điều này trước mặt người khác, nhưng so với việc mắc lỗi thì tốt hơn gấp 100 lần.

Lý thuyết pha

Có một lý thuyết về ý thức con người gọi là lý thuyết pha.

Theo lý thuyết này, ý thức của con người được chia thành 5 cấp độ, từ 0 đến 4. Cả khi mức độ ý thức quá thấp hoặc quá cao đều có thể dẫn đến sai sót.

Cấp độ 0 – Vô thức: Trạng thái không có sự nhận thức về bản thân và môi trường xung quanh. Ví dụ: khi đang ngủ sâu, hôn mê.

Cấp độ 1 – Ý thức mơ hồ: Trạng thái nửa tỉnh nửa mê, khó tập trung, phản xạ chậm chạp.

Cấp độ 2 – Bình thường: Trạng thái tỉnh táo, tập trung, hiệu quả làm việc cao nhất. Đây là trạng thái lý tưởng để thực hiện các công việc hàng ngày.

Cấp độ 3 – Rõ ràng: Trạng thái tập trung cao độ, cảnh giác, có thể phù hợp với những công việc đòi hỏi sự chính xác cao nhưng dễ dẫn đến căng thẳng.

Cấp độ 4 – Quá căng thẳng: Trạng thái lo lắng, căng thẳng, mất kiểm soát. Ở trạng thái này, khả năng tập trung giảm sút, dễ mắc sai lầm.

Mặc dù lý thuyết cho rằng trạng thái “Rõ ràng, tập trung cao độ” là tối ưu nhất, nhưng trong thực tế, khi thực hiện các công việc lặp đi lặp lại, con người thường dễ rơi vào trạng thái “Bình thường” và có xu hướng mắc những sai sót không đáng có.

Hãy thử áp dụng vào cuộc sống hàng ngày!

Bạn thường xuyên quên đồ mỗi ngày phải không?

Dù đã cố gắng hết sức để nhớ nhưng vẫn hay quên chìa khóa, quên điện thoại.

Vậy thì hãy thử dán một danh sách kiểm tra những đồ dùng cần mang theo ở cửa ra vào nhé.

Sau đó, bạn hãy chỉ vào từng món đồ trong danh sách và nói to: “Chìa khóa, OK!”, “Điện thoại, OK!”, v.v…

Cách làm này sẽ giúp bạn giảm thiểu đáng kể việc quên đồ đấy.

Áp dụng phương pháp này vào công việc sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và chắc chắn sẽ được cấp trên đánh giá cao.

Hãy nâng cao chất lượng cuộc sống cả trong công việc và đời sống cá nhân bằng cách thực hiện hành động chỉ tay xác nhận.