Người làm được việc không một mình giữ “bóng”

Tôi muốn trở thành người làm được việc, thế nhưng để mài dũa các kỹ năng trong công việc đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Liệu bạn có đủ kiên nhẫn?

Thế nhưng vấn đề không phải ở chỗ bạn có đủ kiên nhẫn hay không…

Hãy nhớ lấy câu này:

Người làm được việc không một mình giữ bóng

Tôi xin phép giải thích nghĩa câu này.

Có rất ít công việc mà một cá nhân có thể tự mình giải quyết, trong khi phần lớn công việc hoàn thành nhờ sức mạnh của một tập thể.
Tương tự như trong một trận bóng đá, quả bóng có được đưa vào lưới đối phương hay không phụ thuộc vào quyết định thứ tự chuyền bóng của các cầu thủ trên sân có hiệu quả hay không.

Ảnh https://toranet.jp/contents/career_skill/skill/19947/

Ngoài ra nếu bạn không nhanh chóng chuyền bóng cho người tiếp theo, họ sẽ phải đợi hoặc di chuyển đến vị trí khác bất lợi hơn do bị đối thủ gây áp lực. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng đường chuyền mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất chung của pha lên bóng.

Hãy tận dụng thời gian làm việc nhóm đến 100%, điều này không chỉ đúng với đồng nghiệp mà với cả khách hàng.

Bất kỳ công việc gì cũng cần thông qua khách hàng. Nếu bạn chờ đến khi hoàn thành toàn bộ dự án mới gửi cho khách kiểm tra, sẽ mất rất nhiều thời gian để họ feedback cho bạn. Khoảng thời gian chờ đợi đó trở nên vô nghĩa, chưa kể đến nguy cơ bị bác bỏ hoàn toàn.

Để làm việc hiệu quả hơn, bạn cần chia nhỏ công việc, lên thời gian biểu cho từng bước. Hoàn thành đến bước nào gửi cho khách hàng xác nhận ngay tại bước đó. Trong lúc chờ phản hồi, bạn có thể tận dụng thời gian để tiến hành bước tiếp theo, đồng thời vẫn dự trù được thời gian để điều chỉnh, sửa chữa nếu có vấn đề phát sinh. Ngay khi được khách thông qua, bạn có thể gửi cho khách bước tiếp theo cần xác nhận. Quy trình này được ví như những đường chuyền ngắn nhưng hiệu quả để có thể tiếp cận khung thành đối phương.

Ảnh https://www.from-40.jp/columns/10505

Nếu tất cả những người tham gia dự án có thể tiết kiệm được thời gian bằng cách này, bạn có thể đẩy nhanh hiệu suất công việc của mình, hiệu quả hơn là chỉ phát triển kỹ năng của riêng bạn. Bởi lẽ làm điều này là bạn đang điều khiến cả một hệ thống vận hành.

Hãy ghi chú về thời điểm “giao bóng” như sau:
– Yêu cầu công việc là gì?
– Làm việc với ai?
– Khi nào việc được giao, khi nào việc phải xong?

Hành động ghi chú này để tránh thái độ “giao bóng” là xong chuyện. Ghi chú sẽ nhắc bạn về thời điểm bạn chuyển việc cho người khác, từ đó bạn có thể dự trù khoảng thời gian nhận feedback và tiếp tục xử lý công việc này.
Nhiều người dùng Sticker để ghi chú, nhưng để tránh trường hợp thất lạc Sticker hay quên check, tôi viết vào sổ tay dùng hằng ngày. Tôi cũng sẽ ghi chú luôn ngày kiểm tra lại công việc, sau đó tạm quên nó đi để xử lý các việc khác cho đến ngày review.

Trong trường hợp đến thời điểm review mà vẫn chưa nhận được phản hồi từ đối phương, bạn có thể remind họ một cách lịch sự, đồng thời dời ngày review trong sổ tay.

Bạn cũng có thể lập “To-do List” trong sổ tay công việc và giải quyết theo tuần tự. Nhờ ghi chép rõ ràng, bạn tạm thời không cần thiết phải nhớ những việc đã chuyển giao và đang ở chế độ chờ phản hồi, mà tập trung hoàn thành những việc mình đang làm.

Cách này cũng có thể áp dụng trong trường hợp có quá nhiều việc cần giải quyết trong thời gian ngắn.
Hãy tưởng tượng bạn giao bóng cho chính mình của tương lai.
Bạn cần lên kế hoạch trình tự công việc và deadline cho từng việc. Sau đó tập trung làm những công việc sắp tới deadline, quên hẳn những việc chưa gấp. Đừng để bản thân tự dìm chết mình trong đống công việc không được sắp xếp.

Người làm được việc không giữ bóng, họ biết khi nào cần chuyền bóng cho người khác và khi nào nên ra tín hiệu nhận bóng.

Để trở thành một người thành công, bạn không cần tài năng đặc biệt gì, hãy rèn luyện để có thể làm việc một cách hiệu quả.

• công việc
• Skillup