Bạn hiểu bao nhiêu phần trăm về nguyên tắc Hourensou của người Nhật?

Thứ Sáu 19/01/2018 | 12:50 Chiều

“Ấn tượng đẹp đến từ hiểu biết rộng và ứng xử khéo léo”

Xin chào các bạn trẻ Việt Nam. Đây là series ‘Careeco’ chia sẻ bí quyết được tổng hợp từ những phụ nữ được yêu thích và đánh giá cao bởi nam giới Nhật Bản. Những chia sẻ này được chị Mina – Marketing Manager người Nhật đang sống và làm việc tại Việt Nam được 2 năm – thống kê và tích lũy trong quá trình làm việc và nghiên cứu hành vi của nhân viên văn phòng nữ tại Việt Nam.

‘Cùng thay đổi ấn tượng và xây dựng hình ảnh quý cô công sở thanh lịch – Phần 6

Chủ đề: Những nguyên tắc làm việc với sếp Nhật – Nguyên tắc Hourensou

Giới thiệu về nguyên tắc Hou-Ren-Sou

Trước hết, có thể hiểu Hourensou là quy tắc giao tiếp cơ bản giữa các thành viên trong nhóm.

Hou (報) là viết tắt của Houkoku (報告): có nghĩa là báo cáo.
Ren (連) là viết tắt của Renraku (連絡): có nghĩa là liên lạc.
Sou (相) là viết tắt của Soudan (相談): có nghĩa là bàn bạc.

Hiểu đơn giản theo ngôn ngữ thì Hourensou là: Báo cáo – Liên Lạc – Bàn Bạc.

Nguồn: hattatu-matome.ldblog.jp

Houkoku – Báo cáo: Khi gặp vấn đề, ngay lập tức báo cáo cho người lãnh đạo gần nhất (trưởng phòng hoặc nhóm trưởng). Trình bày rõ ngọn ngành tình huống đang gặp phải, đưa ra hướng giải quyết vấn đề: đang xử lý như thế nào, xử lý đến đâu…Nếu có nhiều ý kiến cùng được đưa ra thì báo cáo lại để cấp trên lựa chọn hướng giải quyết tốt nhất, và cả nhóm sẽ theo hướng giải quyết đó.

Renraku – Liên lạc: thường xuyên truyền đạt thông tin với cấp trên và các thành viên trong nhóm để họ có thể nắm được tình hình, góp ý giải quyết vấn đề và để xây dựng kế hoạch tốt hơn. Phải nâng cao tinh thần làm việc nhóm và tránh làm theo ý kiến chủ quan của một cá nhân.

Soudan – Bàn bạc: Sau khi đã báo cáo tình huống, liên lạc với những thành viên mà vấn đề vẫn chưa được giải quyết thì lúc này mọi người sẽ cùng họp lại, bàn bạc để tìm ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề.

Đây là những nguyên tắc cơ bản nhất khi làm việc nhóm tại các công ty Nhật. Bạn cần nắm rõ và luôn tuân thủ để không bị bỡ ngỡ và làm việc hiệu quả hơn nhé.

Bây giờ chúng ta sẽ cùng đi tìm hiểu chi tiết từng phần:

Houkoku – 報告 – Báo Cáo

Theo bạn nghĩ, khi nào là lúc cần phải báo cáo với cấp trên?

・Khi bạn hoàn thành công vệc được cấp trên giao

・Khi bạn có cảm giác mình không kịp deadline vì phải đi gặp khách hàng thường xuyên

・Báo cáo theo định kì, bất kể có vấn đề phát sinh bạn cũng sẽ tự giải quyết rồi báo cáo sau

Hãy cùng xem qua vì dụ dưới đây để hiểu được ý nghĩa của cụm từ ‘Báo cáo’ trong suy nghĩ của người Nhật nhé.

Nguồn：liginc.co.jp

Giả sử bạn đang làm việc tại một công ty xuất nhập khẩu và công ty bạn đang sử dụng dịch vụ chứng từ của công ty A. Theo lịch trình đã thỏa thuận với khách hàng là công ty B, 1 tuần sau nhân viên công ty B sẽ đến văn phòng của bạn để nhận chứng từ và cùng thảo luận một số vấn đề liên quan.

Thế nhưng hôm nay bạn nhận được cuộc gọi từ công ty A thông báo rằng, vì trong dịp lễ tết nên chứng từ sẽ bị lùi lại 1 tuần ( trước ngày công ty B sang văn phòng bạn 1 ngày). Bạn nghĩ rằng đây không phải là trường hợp khẩn cấp, chắc chắn công ty A sẽ giao chứng từ đúng lịch hẹn nên không báo cáo cho sếp vấn đề này.

Ngày hẹn đến, dù đã 4h chiều nhưng công ty A lại thông báo do quá tải nên không thể giao chứng từ kịp trong ngày hôm nay. Mặt khác, sếp yêu cầu bạn chuẩn bị chứng từ để tham khảo và nắm nội dung trước cuộc thảo luận. Lúc này, bạn mới báo cáo tình huống của 1 tuần trước cho sếp biết và xin lỗi về sự chủ quan của bạn. Tuy sếp có thể bỏ qua nhưng ngày hôm sau, liệu khách hàng có hài lòng không khi đến ngày hẹn mà công ty bạn chưa có chứng từ để giao chỉ vì lỗi “chủ quan” của cá nhân bạn? Hậu quả là công ty có thể mất một khách hàng lớn và bạn sẽ mất đi sự tín nhiệm của sếp.

Ở một phương diện khác, nếu bạn lập tức báo cáo về việc chứng từ tới trễ, chắc chắn sếp sẽ có những đối sách khắc phục hoặc kéo dài thời gian với khách hàng. Và đương nhiên bạn có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Mất một khách hàng, chúng ta có thể tìm một khách hàng khác. Nhưng nếu mất uy tín, chúng ta sẽ mất cả công ty. Mỗi công việc đều là một mắc xích trong chuỗi, nếu bạn chủ quan không báo cáo tiến trình từng bước có thể sẽ gây ảnh hưởng đến tiến độ của công việc tiếp theo, ảnh hưởng đến uy tín công ty và cả uy tín của khách hàng . Vì vậy, để những sai lầm ‘ngớ ngẩn’ này không xảy ra, bạn hãy luyện tập và hình thành thói quen báo cáo đầy đủ, chính xác thông tin nhé!

Renkaku – 連絡 – Liên Lạc

Vẫn tiếp tục tình huống trên, ngoài việc báo cáo với sếp, bạn cũng phải liên lạc với các phòng bang khác để mọi người đều nắm được vấn đề và cùng nhau đưa ra giải pháp.

Thường việc liên lạc ở đây có nội dung tương tự với việc báo cáo. Trong quá trình giải quyết vấn đề, việc liên lạc giữa các cá nhân và giữa cá nhân với nhóm làm việc thường mang tính chi tiết hơn khi liên lạc với cấp trên.

Nguồn: psychology-japan.com

Giả sử nhân viên X hôm nay phải tham dự một cuộc họp nhưng lại bị kẹt xe . Thế nhưng vì chủ quan nên X nghĩ chỉ đến muộn khoảng 15 phút và không liên lạc cho mọi người. Ngày hôm đó tòa nhà nơi công ty thuê có bị cúp điện nên mọi người được chuyển sang tòa nhà bên cạnh, X vì đến trễ đã không biết thông tin đó và không may X lại có một vấn đề quan trọng phải báo cáo ở cuộc họp. Hậu quả, X nhận được một cuộc họp riêng với sếp ngay sau đó.

Soudan – 相談 – Thảo luận

Nguồn： liginc.co.jp

Khi đã báo cáo tình huống, liên lạc với các bên liên quan nhưng vấn đề chưa được giải quyết hay chưa có cách giải quyết ổn thỏa, cả nhóm sẽ cùng họp lại, trực tiếp bàn bạc và đưa ra phương án tốt nhất để giải quyết vấn đề, và tiếp tục hoàn thành công việc chung.

Tuyệt đối không nên tự ý đưa ra quyết định để giải quyết các vấn đề phát sinh bằng ý kiến chủ quan của mình mà phải thông báo đến tất cả các thành viên để cùng thảo luận và chọn ra ý kiến phù hợp nhất

◆Làm thế nào để xây dựng mối quan hệ tin tưởng bền chặt trong công việc.

Nguồn: u-note.me

Báo cáo – liên lạc – trao đổi là 3 nguyên tắc làm việc nhóm rất quan trọng khi làm việc với người Nhật. Đến đây, có thể bạn sẽ nghĩ rằng công ty Nhật thật là nhiều qui tắc nhưng bạn chỉ cần nhớ và đặt 2 vấn đề này lên hàng đầu khi làm việc nhóm là: “Biết suy nghĩ cho người khác”, “Nếu vấn đề phát sinh mình không thể gánh vác hết trách nhiệm”

Biết suy nghĩ cho người khác: Hãy đặt bản thân mình vào tình huống của những người đồng nghiệp. “Những việc mình sắp làm có gây ảnh hưởng cho mọi người không ?”, “Tiến trình của dự án sẽ ra sao khi mình chưa kịp thông báo kết quả của cuộc đàm phán?”… và nếu bạn biết có một số phòng bang khác đang chờ đợi một cuộc gọi từ bạn để họ kết thúc công việc của mình thì bạn không thể thờ ơ trong việc báo cáo và liên lạc được.
Nếu vấn đề phát sinh mình không thể gánh vác hết trách nhiệm: Giữ lại vấn đề để giải quyết một mình không phải là ý kiến hay (vì ý kiến chỉ mang tính cá nhân nên đôi khi có cái nhìn chủ quan một chiều). Mặc dù những quyết định cá nhân của bạn có mang lại lợi ích cho công ty nhưng một khi bạn chưa thông qua ý kiến của sếp và các đồng nghiệp mà tự ý quyết định cũng sẽ làm cho mọi người đánh giá bạn thiếu tôn trọng họ.
Việc tự ý quyết định những công việc quá sức mà mình không thể gánh vác nổi trách nhiệm chính là hành động mà bạn đang quay lưng, phản bội lại lòng tin tưởng của đồng nghiệp và của công ty. Chính vì vậy, hãy luôn đặt suy nghĩ này lên hàng đầu khi bạn muốn tự ý quyết định một việc gì đó nhé.

“Ý thức quyết định hành động. Hành động quyết định thành công”

Đó là lí do vì sao người Nhật luôn được đánh giá là người có ý thức cao trong đời sống cộng đồng và được cả thế giới ngưỡng mộ

Lần tới, Japo sẽ tiếp tục giới thiệu cho bạn những kinh nghiệm làm việc ở công ty Nhật Bản.

Các bạn nhớ đón xem các bài viết khác của chúng tôi mỗi tuần nhé

Mina