Làm thế nào để “hoá giải” những chỉ thị mơ hồ trong môi trường công sở Nhật Bản?

Khi làm việc trong doanh nghiệp Nhật Bản, tôi chắc chắn nhiều người đã quen với một số ngôn ngữ đặc thù, một số kiểu nói chuyện mơ hồ để đối phương tự đoán. Ví dụ như thế này:

細かいところは御社に一任いたします。

Chi tiết xin được giao phó cho quý công ty.

一般的なレベルで、、、

Ở mức chung,…

目立つ傷はないようにお願いします。

Vui lòng đừng tạo ra vết xước quá nổi bật.

Khi được đưa ra những yêu cầu chung chung như vậy, nhân viên cứ thế mà làm để đáp ứng đúng tiêu chuẩn, nhưng sau đó lại bị phàn nàn.
“Không phải nói là giao phó hay sao???” Đúng là oan ức, nhưng đó là một phần rắc rối mà bạn phải đối mặt khi làm việc trong doanh nghiệp Nhật Bản.

Tất nhiên lỗi không phải ở bạn, mà là từ văn hoá làm việc của người Nhật, nhưng trong bài viết này tôi muốn bàn về một loại “hơi thở chốn văn phòng” được gọi là 阿吽の呼吸 (Aun no kokyuu) – tạm dịch “Phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp tới từng hơi thở”. Đại khái cụm này có nghĩa “Không cần nói cũng hiểu”.

Nhưng mà…không nói ra làm sao biết??? Đặc biệt với người nước ngoài.

Những món hàng lỗi do hiểu lầm trong quá trình trao đổi, sản xuất tuy có thể được hoàn trả hoặc bán giảm giá, nhưng trong tương lai các món hàng này sẽ bị thu hồi hoàn toàn. Điều này thật khủng khiếp, không chỉ với tài chính của công ty mà còn là một thiệt hại tinh thần vô cùng lớn với những người đã làm việc chăm chỉ để tạo ra sản phẩm. Phía doanh nghiệp Nhật Bản cũng sai vì không đưa ra được chỉ thị rõ ràng nên không thể đòi đền bù gì được.

Do đó hãy cùng nhau “phòng bệnh hơn chữa bệnh”.

Câu chuyện rất đơn giản. Thay thế những chỉ thị mơ hồ này bằng những từ ngữ dễ hiểu hơn.

Ví dụ với chỉ thị “Vui lòng đừng tạo ra vết xước quá nổi bật”, đơn giản chỉ là “Những vết xước không dễ thấy có thể được chấp nhận”.
Như vậy, trước khi sản xuất, bạn gửi Mail cho khách hàng, đính kèm ảnh sản phẩm mẫu để xem mức độ vết xước như thế này có được thông qua không.

Trong trường hợp kích thước sản phẩm bị lệch, bạn có thể E-mail về phạm vi sửa đổi kích thước chênh lệch ±○○mm.

Nếu bạn được yêu cầu phải sửa trong thời gian ngắn nhất, khi đó hãy đưa ra cụ thể lịch trình thời gian ngắn nhất cho bên kia, cũng cần nêu rõ trong một số trường hợp có thể phát sinh tình huống gây chậm trễ vài ngày.

Tóm lại, chúng ta phải chủ động làm rõ các chỉ thị mơ hồ bằng những con số cụ thể. Thêm vào đó, hãy chủ động gửi E-mail thảo luận trước khi bắt tay vào làm. Trong trường hợp những deadline được đưa ra quá sát, hãy “nháy” trước cho bên kia rằng có khả năng deadline sẽ bị dời vì những tình huống phát sinh.

Về lý thuyết, tất cả những yêu cầu cần được thể hiện rõ trong hợp đồng, nhưng trên thực tế, rất khó để có thể cụ thể hoá mọi thứ vào hợp đồng. Do đó với tất cả những thảo luận phát sinh, hãy thực hiện qua E-mail để tránh trường hợp lảng tránh trách nhiệm về sau.

Tôi biết có nhiều người không muốn vào làm trong doanh nghiệp Nhật Bản vì hiểu rằng sẽ gặp khá nhiều rắc rối liên quan đến vấn đề mơ hồ trong chỉ thị. Thế nhưng nghề nào cũng vậy thôi, cũng cần sự khéo léo, tinh ý, và nếu bạn có thể lường trước được những rắc rối có thể xảy ra, năng lực làm việc của bạn sẽ tăng rất nhiều.

Hãy tham khảo bài viết này như một tư liệu bổ sung khi bạn apply vào một doanh nghiệp Nhật Bản nhé.

• văn hoá doanh nghiệp Nhật Bản