Horenso – Quy tắc làm việc bạn nên biết để bảo vệ bản thân

Nếu đang làm việc cho một doanh nghiệp Nhật Bản, chắc đã nhiều lần bạn nghe qua về cụm từ Horenso.

Horenso là tên một quy tắc làm việc trong văn phòng, được thực hiện theo đúng quy trình Ho- Ren- So, trong đó:

Ho là viết tắt của Hokoku có nghĩa là “Báo cáo”.
Ren là viết tắt của Renraku có nghĩa là “Liên lạc”.
So là viết tắt của Sodan có nghĩa là “Thảo luận, bàn bạc”.

Thông thạo quy tắc Horenso, dù cho bận rộn đến thế nào, bạn cũng có thể hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả. Bên cạnh đó, đây cũng là bí kíp để hạn chế tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khi sự cố xảy ra.

Hãy cùng tìm hiểu ý nghĩa của từng bước trong quy trình nhé.

Ảnh: https://www.recruit-ms.co.jp/open-course/live/0000000039.html

Hokoku (Báo cáo)

Báo cáo là bước thông báo về tình trạng công việc được giao. Ví dụ, nếu bạn được cấp trên giao cho tạo một file tài liệu, khi hoàn thành công việc, bạn phải báo cáo cho cấp trên biết.

Nếu bạn là một nhân viên kinh doanh, bạn phải báo cáo tình hình công việc mỗi tuần một lần.
Nếu bạn không tuân thủ bước này, những người xung quanh sẽ không biết bạn đang làm gì và không thể đánh giá đúng năng lực của bạn.

Renraku (Liên lạc)

Khác với báo cáo, Liệc lạc là bước thông báo với cấp trên ngay khi công việc phát sinh vấn đề. Rất nhiều người bỏ qua bước Liên lạc vì sợ bị khiển trách. Thay vì thông báo với cấp trên để tìm hướng giải quyết, họ dùng thời gian để nghĩ ra lý do trốn tránh trách nhiệm. Đây là điều tối kỵ khi làm việc trong công ty Nhật.

Bạn nên liên lạc lại để báo cáo với các bên liên quan về những thay đổi có thể xảy ra, ngay cả khi đó chỉ là những thay đổi nhỏ.

Ví dụ, trong trường hợp đi trễ do kẹt xe, bạn nên liên lạc để thông báo trước với cấp trên hoặc khách hàng. Nếu thời gian đã hẹn là 15 giờ, bạn không được phép thông báo sau 15 giờ. Vì cấp trên, khách hàng, đối tác,… đang dành thời gian quý báu đề chờ bạn, ngay khi biết có khả năng đi trễ, bạn phải lập tức thông báo.

Thay vì hấp tấp, vội vã để đến kịp giờ hẹn, nếu đang đi xe máy, hãy tấp lại bên đường, gọi điện thoại thông báo tình hình, sau đó bình tĩnh lái xe đến chỗ hẹn. Nếu được thông báo trước về tình huống ngoài ý muốn, bên kia sẽ không ngại chờ đợi.

Sodan (Thảo luận, bàn bạc)

Với những vấn đề nằm ngoài trách nhiệm của bạn, hoặc bạn không đủ khả năng để đưa ra phán quyết, đây là một bước rất quan trọng.

Bạn có thể bàn bạc cùng đồng nghiệp, nhưng cách tốt nhất là thảo luận với cấp trên. Sếp bạn chắc chắn dày dặn kinh nghiệm hơn bạn trong việc đưa ra quyết định. Chưa kể nếu làm theo chỉ thị của cấp trên, bạn sẽ không phải chịu trách nhiệm về các vấn đề phát sinh.

Đây là bước vô cùng quan trọng để bảo vệ chính mình.

Nếu đã thực hiện đúng và đủ theo quy trình Horenso mà bạn vẫn bị cấp trên bắt chịu trách nhiệm, hãy thử thảo luận với người có cấp bậc cao hơn cấp trên của bạn.

Trong tình huống xấu nhất, khi ngay cả giám đốc công ty cũng muốn thoái thác trách nhiệm cho cấp dưới, hãy cân nhắc đến giải pháp chuyển việc.

Chính bởi phải chịu trách nhiệm nặng nề mà nghề quản lý mới được trả lương cao. Nếu bạn đặt mục tiêu trở thành quản lý, hãy chắc chắn bản thân là một người dám chịu trách nhiệm. Đồng thời, nếu tất cả mọi người đều thực hiện đúng và đầy đủ theo các bước Horenso, khi gặp vấn đề, người quản lý sẽ biết được ngay ai là người phải chịu trách nhiệm.

Tóm lại

Nếu chỉ biết cố gắng làm đúng công việc được giao, bạn sẽ không thể trở thành quý cô văn phòng được trọng dụng. Trong công việc, để có thể nâng cao hiệu suất cũng như tăng cường hiệu quả làm việc nhóm, hãy tuân thủ theo đúng quy trình Horenso nhé.

Đó chính là nền tảng mà bất kỳ nhân viên thành đạt nào cũng phải nắm vững đấy!

Abe Kengo 

• Horenso