Kỹ năng lập kế hoạch chi tiết, giúp hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả

Ngày nào cũng như ngày nào, cuộc sống đi đi về về giữa nhà và văn phòng có làm bạn mệt mỏi? Bạn muốn nhanh chóng kết thúc công việc, bạn ước có hứng thú làm việc hơn?

Với mong muốn như thế, điều đầu tiên bạn cần làm là xác định trình tự chi tiết cho các công việc của mình.

Từ kinh nghiệm của bản thân, kết hợp với kết quả nghiên cứu tâm lý học, người viết xin phép được đề xuất phương pháp lên kế hoạch để có thể kết thúc công việc nhanh chóng và hiệu quả.

Từ cơ sở tâm lý học

Theo một nghiên cứu của Yaacov Trope và Nira Liberman “Bạn sẽ làm việc nhanh hơn nếu lên kế hoạch rõ ràng trình tự công việc thay vì cố gắng tìm lý do và ý nghĩa của công việc đó”.

Nhiều người tin rằng nếu biết được ý nghĩa công việc mình đang làm, họ sẽ được tiếp thêm động lực để hoàn thành công việc nhanh hơn. Thế nhưng ngay từ đầu, ý nghĩa công việc đã là một khái niệm rất mơ hồ. Ví dụ, công việc dọn dẹp lau chùi có ý nghĩa đặc biệt gì chứ, chưa hết, liệu bạn sẽ nhiệt tình hết mình để đem lại niềm vui cho khách hàng, những người thậm chí còn không biết bạn là ai?

Bên cạnh đó, Teresa Amabile, nhà tâm lý chuyên về các nghiên cứu về động lực đã chỉ ra rằng động lực được tạo nên từ cảm giác về sự tiến bộ.

Cô cho rằng theo đuổi những thành công nhỏ rất quan trọng. Trái lại, chỉ với một thất bại nhỏ cũng làm động lực của bạn suy yếu.

Nếu bạn đặt ra một mục tiêu quá lớn, có nhiều khả năng bạn sẽ bị những thất bại vụn vặt nghiền nát trước khi đạt đến thành công.

Động lực sẽ được duy trì từ những thành công nhỏ. Nếu bạn lập ra một lộ trình chi tiết, từng bước chinh phục những thử thách nhỏ, bên cạnh có thật nhiều niềm vui, bạn sẽ được thúc đẩy hoàn thành lộ trình và cuối cùng đạt được mục tiêu lớn mà bạn đặt ra.

Từ kinh nghiệm cá nhân

Làm việc cũng như chơi Game, hãy mở khoá từng level.

Bạn có biết tại sao chúng ta có thể chơi trò chơi điện tử cả ngày mà không thấy chán? Đó là bởi vì các nhà lập trình Game đã tạo ra một lộ trình gồm những level từ dễ đến khó cho chúng ta chinh phục. Cảm giác vượt qua được các thử thách như một liều thuốc kích thích khiến chúng ta cứ muốn chơi mãi.

Tương tự với công việc của bạn. Nếu bạn có thể lập ra các bước làm việc thật chi tiết, bạn sẽ dễ dàng phát hiện bước nào là không cần thiết, bước nào sẽ hỗ trợ bước nào, chuyện nào nên làm trước, chuyện gì có thể trì hoãn. Nhờ đó mà công việc được tối ưu hoá và bạn sẽ làm xong việc nhanh hơn.

Hãy trở thành nhà lập trình thông minh cho trò chơi cuộc đời của chính bạn.

Nếu biết được chính xác nên làm những bước nào, theo thứ tự nào để đạt được mục đích, bạn sẽ tìm ra chức năng của từng bước và từ đó hiểu được ý nghĩa việc mình đang làm. Tôi nghĩ đó là cách tốt nhất để duy trì động lực.

Lấy ví dụ một người làm công việc lập trình, họ sẽ được đào tạo từ việc viết những câu lệnh nhỏ và thực hiện từng bước một. Nếu xảy ra lỗi ở bất kỳ bước nào, cả hệ thống sẽ không thể được vận hành đúng cách.

Hãy tập viết ra lộ trình công việc của mình một cách chi tiết và chia sẻ thông tin nội bộ, điều này giúp cấp trên hay đồng nghiệp của bạn dễ dàng nhận ra điểm cần khắc phục và đưa ra lời khuyên. Cách này nhằm làm giảm sai lầm trong công việc, cũng như giúp bạn học hỏi thêm nhiều điều. Nếu bạn không có người hỗ trợ, hãy trở thành nhà phê bình của chính mình.

Tôi cho rằng một lập trình viên, nếu chỉ chăm chú viết code và sử dụng các kỹ thuật hiện có sẽ khó có động lực làm việc cũng như thích ứng nhanh với sự thay đổi của công nghệ. Tương tự, nếu bạn chỉ làm những công việc hiện tại mà không cải thiện, làm mới bản thân, bạn sẽ khó mà có được động lực làm việc lâu dài.

Kỹ thuật lập trình bản thân này cũng có thể được sử dụng trên nhiều lĩnh vực khác nhau, vì vậy ngay cả khi bạn thay đổi công việc, bạn vẫn có thể sử dụng những kinh nghiệm này để duy trì động lực làm việc.

Ngoài ra nếu đã quen với việc lập trình bản thân, bạn có thể lập trình các quy trình kinh doanh phức tạp hơn, nắm bắt được nguyện vọng khách hàng tốt hơn, đồng nghĩa với việc bạn sẽ được thăng tiến và kiếm được nhiều tiền hơn.

Có công mài sắt có ngày nên kim

Thay vì những kiến thức lập trình khô khan, tôi sẽ lấy ví dụ về công thức nấu ăn.

Nếu ai đó hỏi bạn cách làm món trứng rán kiểu Nhật (Tamagoyaki), bạn sẽ trả lời như thế nào?

Đập hai quả trứng size vừa, thêm khoảng 3g đường và một ít muối, đánh đều. Sau đó đổ một ít hỗn hợp vào chảo chuyên dùng để làm Tamagoyaki, tráng lớp mỏng, cuộn lại. Làm nhiều lần cho đến khi hoàn thành.

Với kinh nghiệm làm việc với nhiều đồng nghiệp người Việt Nam trong mảng lập trình, khi được yêu cầu trình bày công việc của bản thân, nhiều người cũng trả lời tóm tắt trong một câu như thế.

Lần sau xin hãy trình bày thật chi tiết.

Ví dụ, chúng ta có thể viết lại công thức làm món Tamagoyaki như sau:

Nguyên liệu

• Trứng (size vừa): 2 quả
• Đường: 1 thìa cà phê (3g)
• Muối: một ít muối
• Dầu ăn: lượng phù hợp

Dụng cụ

• Tô
• Chảo hình vuông chuyên dùng để làm Tamagoyaki
• Đũa
• Giấy ăn (dùng để thấm dầu)

Quy trình

1. Đập trứng vào tô
2. Cho một ít muối và đường vào tô
3. Dùng đũa đánh đều hỗn hợp trứng (chú ý hạn chế để nổi bọt khí)
4. Làm nóng chảo bằng lửa to vừa phải
5. Khi chảo đã nóng, cho một lượng vừa đủ dầu ăn vào
6. Gắp giấy ăn bằng đũa để lau phần dầu thừa đi
7. Vặn nhỏ lửa
8. Cho 1/4 hỗn hợp trứng vào chảo, tuỳ vào mức lửa và độ chín của trứng để cuộn lại
9. Cho phần trứng đã cuộn một bên
10. Lau phần dầu ăn thừa ở phần còn lại của chảo bằng giấy ăn đã sử dụng ở bước 6
11. Lặp lại bước 8
12. Món ăn hoàn thành sau khi đã đổ hết lượng trứng trong tô.

Với một hướng dẫn chi tiết từng bước như vậy, bạn có thể làm món Tamagoyaki thật nhanh mà không bỏ bớt khâu nào, từ phần chuẩn bị nguyên liệu.

Trong trường hợp thất bại, bạn có thể chỉ ra ngay đã sai ở bước nào và khắc phục ở lần thử sau. Một số người viết ra thật chi tiết công thức nấu ăn của mình và đăng lên mạng, sau đó những người khác có thể vào góp ý. Cách này cũng rất hiệu quả cho việc giảng dạy.

Bạn nghĩ rằng mình không làm những công việc lặp lại như nấu ăn hay lập trình do đó không cần phải thực hiện bước này, thế nhưng ngoài ra, việc lên kế hoạch cụ thể còn rèn luyện cho bạn khả năng phân loại và chú ý đến chi tiết.

Có thể từ đầu bạn sẽ gặp khó khăn trong việc lên kế hoạch cụ thể, thế nhưng càng làm càng quen tay, lâu dần bạn có thể thực hiện mà không cần suy nghĩ quá nhiều. Ngoài ra có thể làm thành bảng checklist để dễ dàng kiểm tra tiến độ.

Tôi cho rằng kỹ năng này rất cần thiết, dù bạn đang làm việc trong lĩnh vực nào đi nữa. Hãy cùng thực hành nhé.

Mr.O