Bí kíp áp dụng các công cụ giao tiếp trong từng trường hợp cụ thể

Trong công việc, chúng ta không thể tự làm một mình, mà cần phải giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng. Đó là nguyên tắc cơ bản mà chắc ai đi làm cũng biết. Tuy nhiên làm thế nào để giao tiếp hiệu quả, dù cho bạn không phải là người có khiếu giao tiếp? Khả năng giao tiếp hoàn toàn có thể trau dồi, rèn luyện.

Hiện tại có rất nhiều thủ thuật giao tiếp được chia sẻ trên hầu hết các phương tiện thông tin đại chúng, từ sách vở, truyền hình đến Internet. Quá nhiều thông tin cũng tốt, nhưng đôi khi khiến chúng ta “lạc lối”, không biết nên áp dụng phương pháp giao tiếp nào để đạt hiệu quả. Từ giao tiếp mặt đối mặt, gọi điện hay gửi tin nhắn qua điện thoại, ghi chú, Mail, hội họp, Online,…Biết chọn phương tiện giao tiếp nào đây?

Khi còn làm việc ở một văn phòng tại Tokyo, có một chuyện xảy ra khiến tôi rất ngạc nhiên. Vào thời điểm đó, gọi điện thoại vẫn là phương tiện chính để giao tiếp với khách hàng. Khi tôi đang gọi điện thoại, có một khách hàng khác liên lạc và một nữ nhân viên đã nhận cuộc gọi đó. Cô ấy nói với khách rằng tôi đang nhận điện thoại, sau đó hỏi tên và số liên hệ của người gọi để liên lạc lại. Mọi thứ diễn ra hoàn hảo, thế nhưng nữ nhân viên đó đã truyền đạt sai cách với tôi. Dù là trong nội bộ công ty, cô ấy quyết định gửi Mail cho tôi. Sau khi kết thúc cuộc gọi với khách hàng đầu tiên, tôi tiếp tục nhận điện thoại của khách khác, đến khi đọc được Mail của nữ nhân viên kia thì việc liên lạc lại đã chậm trễ. Tôi cho rằng nữ nhân viên kia chỉ cần viết thông tin liên hệ ra giấy ghi chú rồi truyền cho tôi, như vậy mọi chuyện đã ổn thoả.

Ảnh: www.photo-ac.com

Khi một người đang nhận điện thoại, bạn không nên nói chuyện với người đó, nhưng hoàn toàn có thể trao giấy ghi chú cho họ, để sau khi ngắt điện thoại, họ có thể liên lạc lại ngay. Tất nhiên trong một vài trường hợp, bạn cần phải gửi E-mail, thế nhưng nên biết trong trường hợp nào cần sử dụng công cụ giao tiếp nào.

Dưới đây tôi sẽ đưa ra một số gợi ý công cụ giao tiếp với các chức năng trong những trường hợp cụ thể.

• Trường hợp cần truyền đạt ngay

Cũng giống như ví dụ gọi điện thoại ở trên. Tình huống này yêu cầu giao tiếp trực tiếp, nhưng nếu không thể nói chuyện, có thể dùng cách truyền ghi chú. Nếu hai bên giao tiếp không ở gần nhau, có thể gọi điện thoại. Với trường hợp này, gửi tin nhắn qua SMS hoặc mạng xã hội sẽ tốt hơn E-mail.

• Truyền đạt thông tin chuẩn xác

Với trường hợp này, phương pháp hạn chế nhất chính là E-mail. Nếu không để tâm, bạn có thể vô ý gửi đi Mail bị lỗi thông tin, hoặc có thể Mail không gửi được mà bạn không biết, nếu không kiểm tra lại.

Nếu gọi điện trực tiếp hoặc nhắn tin, bạn có thể chắc chắn ở một mức độ nào đó rằng đối phương đã nhận được thông tin, do đó những cách này an tâm hơn nhiều. (Trừ trường hợp bạn bị hack tài khoản nhé).

• Muốn lưu lại thông tin truyền đạt

Rắc rối mà không một nhân viên văn phòng nào muốn vướng vào đó là quên mất bạn đã truyền đạt thông tin đó hay chưa, hoặc đối phương không nhớ đã nhận thông tin từ bạn. Trong trường hợp này, có rất nhiều người quên nhưng viện cớ để không phải chịu trách nhiệm, hoặc cũng có trường hợp thực sự quên, hiểu lầm.

Với tình huống cần kiểm tra lịch sử, tra cứu thông tin, E-mail hay tin nhắn sẽ tốt hơn cuộc gọi trực tiếp. Bạn cũng có thể kết hợp cả hai để chắn chắn. Ví dụ, sau khi thảo luận qua điện thoại hoặc Skype, hãy gửi tin nhắn/Mail tổng hợp nội dung đã bàn trong cuộc nói chuyện. Để làm điều đó, hãy chắc là bạn ghi chú lại nội dung cuộc nói chuyện nhé.

Đây cũng là một kỹ năng cần có khi thảo luận cùng khách hàng, nhiều khách hàng quyết định kế hoạch này tại thời điểm bàn luận nhưng sau đó lại quên mất. Để mọi việc diễn ra suôn sẻ, chúng ta có thể gửi E-mail tổng hợp những công việc đã “chốt” trong cuộc họp lần trước, chậm nhất là vào ngày hôm sau cho khách.

Ảnh: www.photo-ac.com

Bí quyết của làm việc năng suất cao chính là giảm thiểu tối đa các công việc không cần thiết. Nếu chọn được phương tiện giao tiếp phù hợp, bạn hoàn toàn có thể tránh được những rắc rối không đáng có. Hãy thử áp dụng nhé!

Kengo Abe 

• Skill up