Nguyên tắc vàng 5S của người Nhật.

Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình 5S đã được Người Nhật tạo ra như một nhu cầu thiết yếu.

Ở Nhật Bản hầu hết tất cả các công ty đều áp dụng nguyên tắc 5S như một nền tảng thước đo giúp họ thành công trong hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm cũng như qui trình sản xuất của doanh nghiệp.

Bạn đã từng nghe nói đến 5S?

5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”

Theo tiếng Anh là: “ SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”

Thật may mắn, khi dịch sang tiếng Việt thì cũng tạo được 5 chữ S, đó là “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC” và “SẴN SÀNG”

Thực hiện nguyên tắc 5S cũng đồng nghĩa là chúng ta thực hiện theo 5 hạng mục của 5 chữ S đó:

1. SERI (Sàng lọc): 

Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc không hoặc chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc.

S1- thường được tiến hành theo tần suất định kì.

2. SEITON (Sắp xếp):

Sau khi sàng lọc và phân loại, thì đến giai đoạn này mọi thứ cần được xếp đặt vào đúng chỗ của nó.
Dựa trên nguyên tắc tần suất sử dụng, tổ chức sẽ đưa ra phương án về vị trí sắp xếp hợp lý nhất:
– Những vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với vị trí làm việc
– Những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc.

Một ý tưởng hay để làm mới các khu vực là việc dùng màu sắc để phân biệt chúng với nhau. Như khu vực ăn uống, khu vực nghỉ ngơi, nơi làm việc, lối đi lại có thể được sơn những màu sắc khác nhau để mọi thứ ở đúng khu vực của nó.

S2- là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.

3.SEISO (Sạch sẽ): 

Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc…một cách thường xuyên, làm cho những thứ trên đây không còn cơ hội để dơ bẩn.
– Giành 3 phút mỗi ngày để làm SEISO (Sạch sẽ).
– Bạn và các đồng nghiệp của bạn có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc.
– Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng.
– Nếu bạn muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất là bạn hãy tạo ra môi trường đó.

S3- cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.

4.SEIKETSU (Săn sóc): Duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp.

Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống.

– Thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho các vị trí được quy định.
– Hình thành các chỉ số cũng như cách nhận biết về các tiêu chuẩn.

S4- là quá trình trong đó ý thức tuân thủ của nhân viên trong một tổ chức được rèn luyện và phát triển.

5. SHITSUKE (Sẵn sàng): 

Để làm được chữ S thứ 5 này, tổ chức cần hình thành và củng cố các thói quen thông qua hoạt động đào tạo và các quy định về khen thưởng, kỷ luật.

– Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S.
– Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S.

Muốn vậy bạn cần phải chú ý:

+ Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của bạn.
+ Nhận thức được Công ty như là nơi bạn tạo ra thu nhập cho bạn và cho gia đình bạn.
+ Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà.

Chú ý: Để nâng cao SHITSUKE (Sẵn sàng) của nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp thì vai trò của người phụ trách cực kỳ quan trọng. Người phụ trách phải là tấm gương về 5S để mọi người noi theo.

Hải Âu