Business Manner: Những điều lưu ý khi làm việc với đối tác Nhật

Hiện nay, số lượng công ty Nhật Bản đầu tư, thành lập ở Việt Nam ngày càng tăng. Những cuộc đàm phán, hợp tác kinh doanh với đối tác người Nhật là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, việc nắm rõ các quy tắc ứng xử trong kinh doanh của họ là điều vô cùng quan trọng để cuộc thương thảo diễn ra thuận lợi.

Trong bài viết này, tôi xin giới thiệu và tổng hợp “những điểm cần lưu ý khi làm việc với người Nhật” dựa trên phân tích của Richard Lewis, nhà ngôn ngữ học người Anh đang sống và làm việc ở Nhật Bản.

Vậy người nước ngoài khi đàm phán, giao dịch với người Nhật cần lưu ý những điều gì?

Thứ nhất là hạn chế cử chỉ cơ thể.

Người Nhật luôn giữ một khoảng cách nhất định với đối phương. Vì vậy, bạn nên tránh tiếp xúc thân mật với họ, dù chỉ là chạm vai nhẹ. Tốt nhất nên dừng lại ở cái bắt tay.

Điều quan trọng nhất khi giao tiếp với người Nhật chính là sự khiêm tốn, biết lễ nghĩa. Khi gặp mặt họ cúi đầu chào, hỏi thăm sức khỏe đối tác rồi mới bắt đầu vào công việc.

Nếu là khách hàng gặp mặt lần đầu, họ sẽ đi thẳng vào nội dung công việc. Nhưng nếu là khách quen đã gặp mặt rồi thì nên dành khoảng 15 phút xoay quanh các chủ đề chuyện phiếm như thời tiết, tin tức, sở thích cá nhân… để bầu không khí bớt căng thẳng, rồi mới bàn luận công việc. Đó là một trong những nét văn hóa làm việc của người Nhật Bản.

Ngoài ra, việc luôn xin lỗi, luôn cảm ơn trong mỗi lần gặp đã trở thành một nét rất “Nhật Bản”. Ví dụ, nếu lần gặp trước, họ có lỡ dẫn bạn đi xem một bộ phim nhàm chán, hay bị cảm mà hủy hẹn với bạn thì khi gặp mặt, câu đầu tiên họ sẽ nói xin lỗi. Mặc dù những lỗi đó không phải ý muốn của họ.

Và một điều cũng cần lưu ý và thận trọng trọng khi sử dụng tiếng Nhật. Có những câu rất quen thuộc với người nghe như Arigatou, Sumimasen v.v. Nhưng khi đặt trong bối cảnh thương mại, nó lại mang một ý nghĩa khác. Ví dụ từ Sayonara nghĩa là “tạm biệt”. Tôi xin kể cho các bạn nghe một sự cố đáng tiếc liên quan đến từ này.

Người bạn của tôi đang thương thảo với một khách hàng Nhật, về một dự án lớn, họ rất có tiềm năng. Cuộc đàm phán đang dần đến hồi kết. Nhưng có một đối thủ đưa ra giá thấp hơn.

Suy nghĩ một hồi, khách hàng đó tổ chức cuộc gặp mặt để thương lượng giá một lần nữa, do có một đối thủ đang cạnh tranh với công ty bạn tôi. Cuối buổi họp anh bạn tôi đã nói “Sayonara” để chào tạm biệt.

Kết quả, vị khách người Nhật đã đồng ý ký kết với công ty đối thủ. Lý do là khi nghe bạn tôi nói “Sayonara”, họ nghĩ anh ấy không muốn hạ mức giá thấp hơn và từ bỏ cuộc thương lượng này. Lúc đó bạn tôi mới hiểu ý nghĩa thực sự của từ “Sayonara” là “Vĩnh biệt”.

Người Việt Nam có câu tục ngữ “Nhập gia tùy tục”. Trong kinh doanh cũng thế, muốn hợp tác với người nước ngoài cần hiểu rõ quy tắc làm việc, phong tục của nước bạn, cũng như cách ứng xử của họ, để tạo được ấn tượng tốt, xây dựng lòng tin với đối phương. Có như vậy, việc hợp tác mới diễn ra thuận lợi.

Kim Ngân

Nguyên tắc quan trọng của “VỊ TRÍ” trong môi trường kinh doanh

Nguyên tắc vàng 5S của người Nhật

Những nguyên tắc ứng xử khi vào nhà hàng Nhật